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年底了 你的年终总结想好怎么做了吗?

http://www.ceo.hc360.com2014年11月19日09:47 来源:中人网作者:木子斫T|T

    又到年底,很多职场人要做的一件事,就是进行年终盘点。所谓的年终盘点,也就是进行年终的总结,但盘点又不仅仅限于总结,它是通过对年度工作的回顾与归纳,进而对自己一年来职业生涯进行全面反思,这是个自我批判的过程。现实中我们看到,有些职场人进步很快,有些职场人进步很慢,两个同时走向职场的大学同学,若干年之后,彼此的差距会有天壤之别。为什么?原因有很多,但能不能做好年度盘点是关键因素。今天,子斫就和大家聊聊关于如何进行年终总结的问题。

    第一,为什么要总结

    总结的作用,大家都清楚,这里不说。但是有几点,需要提醒大家注意:

    一是总结是一种能力,是职场人的一项基本功,职场人尤其是企业中的各级管理人员应该重视。既然是一项基本功,一项基本能力,职场人就必须想办法掌握它、拥有它,除非你不想在职场上有大的发展,否则,你就应该掌握它。

    二是总结是做好下年度工作计划和未来规划的前提。不可想象,一个对过去一年不做总结归纳,不做数据分析,不做经验提炼,不做整体评估,怎么可能制定来年的各项目标和管理措施。

    三是总结是“写”的功夫,它和“说”的功夫紧密相连,“写”是“说”的基础,一般能“写”的人,“说”的水平也不会差,即使不能铿锵有力,但也会思路清晰。通过写总结的锻炼,提高自己“写”的能力,也就会逐步提高自己“说”的水平。

    以上三点,可以让我们知道总结的重要性,可以帮助我们提升个人的管理能力、领导能力。职场上的好多成功经理人,绝大多数都具备较强的“写”和“说”的能力。

    二、应该由谁来写

    解决了对总结的认识问题,那么我们还要再清楚一个问题,就是总结应该由谁来写。这里应该明确,个人的总结肯定会是个人来写,那么部门的总结也必须由部门主要负责人来写,分公司的总结也必须由分公司经理来写。

    有些部门负责人或分公司的经理,最好是自己亲自执笔来写本单位的总结。如果做不到,至少应该列出提纲、提出思路,安排一名副职专门负责收集材料和总结的起草。然后,由主要负责人进行修改并敲定。

    从另一角度看,如果企业的老板重视总结,他一定会通过总结来看你一年来的管理成绩,是否对存在的问题能看透,是否对来年的管理有思路。因此,通过总结可以很好地把自己对管理的认识和体会、对管理的思路系统地向上级做一汇报,以便让上级了解你,更好地得到上级的指导。

    不少人对自己单位的总结不管不问,一方面是对单位的不负责任,另一方面也是对自己职业发展的不负责任。这一点,一定要加以改变。抽出几天时间,认真地思考一下,回顾一下,提炼一下。记得很多年前,国家工信部原部长李毅中在基层干厂长的时候,他亲自列出提纲,并由他口述,由秘书记录并整理出来,再交他修改定稿。

    应该记住,由别人写出的总结,那代表的是别人的水平而不是你的水平,作为一个单位的负责人,一定会对自己管理范围内的工作有着自己清晰的思路,因此,总结还是最好由自己来写。

    三、应该怎么去写

    总结的写法网络上有很多文章,对总结的标题、总结的开头、总结的内容、总结的分类、总结的结构、总结的结尾等等,都说的很清楚,不管总结“三段论”也好,还是“总结由三大部分构成”也好,基本上大同小异,大家掌握了即可。

    这里本人要强调的,是怎么来写好总结。写好总结要掌握以下四点:

    一是列出提纲。列总结提纲,就相当于盖房子之前先进行设计,你是盖平房,你是盖二层小楼,你还是盖别墅,必须先设计好了再去盖,总结也是这个道理。

    二是收集材料。无论是盖平房,还是盖别墅,钢筋、水泥、沙子、石料等建材是不可少的,都必须按设计进行采购,写总结也是如此,根据需要去收集人财物、产供销方面的资料和数据。

    三是汇总合成。将收集的材料,按提纲要求,分别融入到各个段落,完成总结的初稿。这里需要注意的,就是一定要按专业把相关事项放在一起。譬如说生产管理、设备管理、降能降耗、技术革新、员工管理等等,千万不要东一榔头、西一锤子地把各项工作搅成一锅粥。

    四是经验提炼。一年了,哪些工作做的最好,找出做好的主要原因,这就是经验提炼。哪些工作做的不好,哪些工作存在差距,找出为什么不好,为什么存在差距,这也是总结的内容。

    如果写个人总结,上述四个步骤可以合并,一步到位,可以提笔就写。如果部门或分公司经理写本单位总结,因为对整体工作非常清楚,也不需要按部就班地去做,对涉及的有关数据,由相关人员提供即可。另外,总结一定要用数据说话,这是总结的灵魂。

    一般情况下,年度的总结是包括下年度计划的,因此,上述的总结做好以后,就要继续把工作计划也写好。写计划要注意几点:一是要有清晰的目标;二是要有具体的管理思路和措施;三是要提出完成任务的保证条件。这些需要开个会,组织相关人员进行讨论。总结可以自己写,计划应该由单位讨论决定,然后再去起草。

    我发现,好多职场人都存在着“重总结、轻计划”的问题,只所以出现这个现象,主要原因是有关人员要么不想动脑子,要么对工作没有思路,不知道今后应该干什么、应该怎么干。总结的目的,在于更好地安排今后的计划,尤其是管理上存在的问题,必须在今后的工作中提出清晰的解决思路。

责任编辑:孟祥慧

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