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合格的CFO应该向主管提出的10个问题

http://www.ceo.hc360.com2014年04月14日08:26 来源:创业邦T|T

    我和一个了不起的财务总监一起工作,他耐心地指导我需要学习的东西直到我成为一名有效的财务主管。现在,我给了相同工作背景的首席财务官(CFO)这样10个关键问题

    25年前,当我第一次成为一名首席财务官(CFO)时,我已经学习了一些会计课程,但我还不是一名会计师。像许多首席财务官(CFO)一样,我的工作背景是投资银行及财务分析。我是幸运的;我和一个了不起的财务总监一起工作,他耐心地指导我需要学习的东西直到我成为一名有效的财务主管。现在,我经常遇到和我有相同工作背景的首席财务官(CFO)。当他们问我,一开始的时候我希望自己能够了解什么时,我给了他们这样10个关键问题:

    1.当我们准备财务报表时,我们公司正在做的管理决策是什么?

    在财务报表中体现的那些数字是事实。但除了数字之外,还有其他的财务意见。我们需要把每样东西都弄清楚。

    2.我们需要花多长时间结账?

    为什么花了这么长时间?包括什么样的手动过程?更新我们的系统数据的时间是否包括在内?我们要如何改善这些流程?

    3.我们是否有一个兼备财务信息和经营指标的完整系统?

    我最喜欢的一位高管过去常常说,除了事实外,还有“真正的事实”。如果你的公司有两个或两个以上的报告系统,你就必须要花非生产性时间来协调差异并且理清冲突的定义。我曾见过一个公司对于收益有四个不同的定义:还贷前的GAAP收益,还贷后的GAAP收益,计算销售佣金的收益,以及GAAP收益。所以,你必须要有一个独立的、正确的信息源。

    4.为什么我们有这么多的报告?

    举个例子,曾经有个公司的财务部门发布了超过100份的定期报告,但许多原来要求提供这些报告的人已经在几年前走掉了,会计团队也不知道现在谁在阅读这些财务报告,或者做这些财务报告是否仍然有价值。解决方法是,当会计团队将这些财务报告放到内网上,方便员工通过自助的方式访问后,哪些报告正在被使用、哪些报告己经不再有价值就能明显看出了。

    5.告诉我,我们用Excel在做什么,以及我们为什么要使用Excel?

    Excel是一个多功能的并且易于使用的伟大的发明。但是多组人员很难同时使用Excel表格,这样容易出错,很难发现错误并且不安全。使用Excel的最佳方法是使新的做法快速形成应用系统中的模板。一旦某个财务流程保持了三个月的稳定进行,那么就应该将它开发成为一个可以协同工作的、自动化的、安全的企业系统和“超级Excel”。

    6.谁有权使用会计系统中的各个功能?功能使用是如何记录的?谁有权批准变更?

    一个独立的管理员应该能控制这个系统,并且根据文档化的审批流程进行变更。

    7.我们部门的交易量是多少?

    发票的总额是多少,要向供应商支付多少的款项?对于每个供应商来说存在多少采购项目?我们如何衡量质量?

    使用此信息来规划人员编制。要表明随着时间的推移,效率和质量提高了。

    8.有多少销售订单或发票被取消并且重新发单了?此类事件的主要原因是什么?总值多少钱?

    如果这是一个很大的数字或大笔资金,那么这就预示着这是一个设计糟糕的系统。要解决这个问题。

    9.在关账过程中我们做了多少手动日记账分录?我们的审计师发现的审计异常是什么?

    确定潜在的根本原因。采取纠正行动。

    10.在财务部,我们应该把我们的下一美元预算投到哪些地方?

    优先考虑最需要考虑的问题,并且在最需要的地方集中资源——即是否重新安排固定员工,临时工作人员,培训,自动化,集成和业务流程。使用最新的云技术工具来简化,标准化,集中和自动化全过程。

    我相信许多阅读本文的首席财务官(CFO)都有自己喜欢的问题要问他们的财务总监。阅读本文的许多财务总监对于首席财务官(CFO)应该问什么问题也有更好的想法。

    让我们知道那些问题是什么。我们很乐意倾听您的见解。

    附:作者杰夫•爱泼斯坦(Jeff Epstein),是Bessemer Venture Partners(美国柏尚风险投资公司)的运营合伙人和Oracle的前首席财务官(CFO)。他担任云财务管理公司intacct董事会的董事。

责任编辑:孟祥慧

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