这种理解,对企业制定管理信息化实施步骤,确实有不小的影响。有的软件公司的实施方法论中就推荐实施ERP要先上财务,许多案例报告也是如此。
核心业务之间是集成的关系
财务管理包括的内容很多,如资本运作、管理会计、财务会计、各种财务成本获利分析等等;但是人们往往把所谓“为中心”的“财务”局限在帐务处理范围,但这仅仅是财务会计部分,也就是传统电算化会计的范畴。
而ERP同传统电算化会计是有很大区别的,主要体现在两个方面:从管理角度看主要是管理会计的应用,从技术角度看主要是财务信息与业务信息的集成与同步。见图1。系统会对每一项事务处理都会自动生成凭证,留下“脚印”,业务流程是“可视的”,有利于追溯和审计,也有利于业务流程的改进和重组。
企业管理涉及的业务很多,其中有一些属于核心业务;没有这些业务就谈不上企业运作。
我们知道,MRP、MRPII和ERP是制造业信息化管理系统极其重要的三个里程碑。这几个英文三字经中,都有一个“P”字,就是“计划”。MRP/ERP原理把企业比作一个人体,计划与控制被看成是“神经系统”,协调控制所有的经营生产活动,包括对物流的计划与控制和对成本和资金的计划与控制。所以三者都是以计划与控制为主线的。就信息化管理内部集成而言就包括了所有的核心业务。
财务同其它业务一样,都属于核心业务。任何类型的企业,核心业务的内容可能会有变化,但却都少不了财务;也许,这正是人们容易把财务作为“中心”的一个原因。
但是我们要注意到,每一项核心业务都是一种流程,而不同流程的发生是有先有后的,就是项目管理中经常强调的“先导”与“后续”的关系。而财务成本又是是销售、生产和采购三项核心业务运作的结果,相对于销售、生产和采购来讲是一种“后续”流程。通过财务分析,再反过来,指导或修正经营业务。这里的信息流程是闭环的,因而是“互动”的。可见,各个业务系统之间是一种相互依存、相互作用的集成关系,而不是以那个为中心的关系。
财务管理大量的工作是帐务处理,最后生成国家财政部和公司法要求的三种报表——损益表、资产负债表和现金流量表。这些报表反映的是一个时期企业经营状况的结果,是在一定的会计期末向企业外部公开发布的信息。这里的关键词,一个是“结果”,一个是“期末”,既不能反映“过程”,又不能做到“实时”。
在其他业务系统还没有实施之前,所有进入财务系统的原始数据,都是手工录入的,甚至是“人工合成”的,不能体现信息集成,实时性和准确性都得不到保证。报表上所有的数据都要来自各个业务系统,如果不能实时地反映经营业务的流程,不能做到业务流程的可视化,就不能有效地控制和优化业务流程,及时纠正可能出现的偏差。往往发现问题时,已经造成不可挽回的严重后果。这不是实施信息化管理系统追求的目标和宗旨。