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透明流程组织--美国航天局的管理工具
2006年11月8日 8:50  来源:《当代经理人》  

    制定计划:在获得必要信息后,VPO团队还要对信息进行整合,建立一个跨越内部界限的全面图景。要对工作任务和职责按规模和重要性进行排序。一旦限制因素、不符合实际的预测或利润等关键问题确定,VPO团队就应该结合预期需求对需要投入的资源进行衡量,从而评估该问题发生的可行性。举例来说,长期问题往往要靠资源方案来解决,如通过投入资金来扩大产能;而短期任务要解决的则是需求方面的问题,如设定某一时期的产品销售额度。

    实施计划:在制定了切实可行的计划后,VPO团队将把有关措施传达到所有的相关部门和业务单元。部门负责人将负责计划实施,并向VPO团队汇报实施成果。为了取得更多的支持,应该把实施过程纳入部门的绩效指标中。

    检验成果:反馈是一个持续的过程。部门代表负责对计划实施所产生的影响进行持续监督,包括对生产量、生产延误、及时交货和其它业绩衡量指标的影响,并对综合成果进行评估。通过实验总结和实时反馈,VPO团队将持续地进行自我角色调整,并最终成为自我学习型组织和强大核心职能的典范。

    3、分配权限

    领先VPO公司认识到授予VPO团队决策权具有重要意义。经过授权,团队必须参照既定财务额度,对预期需求和现有资源的平衡情况制定相关决策。举个例子,某大型行业公司的VPO团队有权决定投资资金为50万美元以下的项目,或对产品的最终成本作5美元以下的调整。对于超出上述财务额度的决策,则必须提交负责该流程的委员会批准。

    为了确保VPO组织的公平性、所作决策符合实际情况,团队必须遵守一系列明确、客观的规定。这些规定由团队制定,在必要时进行修改,不仅为获取信息、识别预测需求与现有资源间的不平衡关系提供指导方针,而且对调节需求和资源的备选措施进行评估。最重要的是,这些规定将在团队内部建立一个内部权力结构。

    一般情况下,通过执行决策规定可以得到明确的结果。但对于VPO团队无法解决的冲突,应提交委员会。这时拒绝接受处理结果的业务部门代表提出申辩理由,申辩成功时可能对规定进行修改。

    实现目标

    透明流程组织成功的关键之一在于参与。为了确保VPO框架获得广泛支持,公司必须从第一天起,就期待所有业务部门的参与。在理想情况下,VPO团队应该由大约30名来自采购、生产、销售、物流和财务部门的代表人员组成。为了保证各个部门不至于流失太多主要员工,每个部门提供的专家和有发展潜力的员工均限制在一名。

    VPO是建立在现有组织模型之上,因此公司无需耗费过多的时间开展协调。实际上,从决定实施透明流程组织到VPO中心开始运行,所需要的时间大约为1年(见图2)。为了进一步体现VPO框架的重要性,VPO办公室的地点应该选在靠近董事会会议室的位置。

    在VPO中心建立、定义并确定相关流程后,就应该考虑支持系统的问题了。引进最先进的决策支持系统、远程电话会议和网络会议软件,在给整个公司带来收益的同时,还可以进一步加强VPO中心对信息和情境的知晓度。

    在不久的将来,透明流程组织必定会引导公司取得商务对商务(B2B)合作模式的新突破。今天,各公司通过利用B2B方式消除沟通障碍,可以解决需求规划中出现的效率低下问题。可惜的是,仅靠B2B合作往往只会加快失真信息的交流。在我们的愿景中,制造商不仅帮助供应商加入其B2B平台,进一步协助他们建立起相似的VPO中心。最终的结果是在VPO—B2B模式的支持下,实现真正的供应链整合。

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